Dokumen requirement system adalah komponen krusial dalam pengembangan sistem IT yang sukses. Dokumen ini mendokumentasikan kebutuhan, harapan, dan batasan yang terkait dengan proyek. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang akan dibangun. Artikel ini akan membahas langkah-langkah, struktur, dan tips dalam membuat dokumen requirement system yang komprehensif.

1. Apa itu Dokumen Requirement System?

Definisi Requirement System

Dokumen requirement system adalah dokumen yang mendefinisikan kebutuhan fungsional dan non-fungsional dari sistem yang akan dikembangkan. Ini mencakup apa yang harus dilakukan sistem dan bagaimana sistem harus berfungsi dalam konteks lingkungan pengguna akhir.

Pentingnya Dokumen Requirement System dalam Proyek IT

Dokumen ini adalah fondasi bagi semua kegiatan pengembangan dan pengujian, dan membantu:

• Menyelaraskan pemahaman antara pengembang dan stakeholder.
• Mengurangi risiko perubahan yang mahal di kemudian hari.
• Menyediakan acuan untuk pengujian sistem.

Jenis-jenis Requirement

1. Requirement Fungsional: Kebutuhan yang berkaitan dengan apa yang harus dilakukan sistem (misalnya, login pengguna, pemrosesan transaksi).
2. Requirement Non-Fungsional: Kebutuhan yang berkaitan dengan bagaimana sistem harus berfungsi (misalnya, performa, keamanan, skalabilitas).

2. Tahapan dalam Pembuatan Dokumen Requirement System

1. Identifikasi Stakeholder

Langkah-langkah:

• Identifikasi Stakeholder: Tentukan siapa saja yang memiliki kepentingan dalam proyek. Ini bisa mencakup pengguna akhir, manajer proyek, pemilik bisnis, dan tim pengembang.
• Analisis Kebutuhan Stakeholder: Wawancarai dan kumpulkan input dari masing-masing stakeholder untuk memahami kebutuhan mereka.

Contoh: Dalam pengembangan sistem manajemen inventaris, stakeholder mungkin termasuk staf gudang, manajer inventaris, dan tim IT.

2. Pengumpulan Kebutuhan (Requirement Elicitation)

Teknik-teknik Pengumpulan Kebutuhan:

• Wawancara: Bertanya langsung kepada stakeholder tentang kebutuhan mereka.
• Kuesioner: Menggunakan survei untuk mengumpulkan data dari banyak pengguna.
• Workshop: Sesi brainstorming dengan kelompok stakeholder untuk menentukan kebutuhan bersama.

Contoh: Untuk sistem manajemen proyek, Anda mungkin melakukan wawancara dengan manajer proyek untuk memahami fitur yang mereka butuhkan, seperti pelacakan waktu dan laporan status.

3. Analisis Kebutuhan

Langkah-langkah:

• Validasi Kebutuhan: Pastikan kebutuhan yang dikumpulkan akurat dan lengkap.
• Prioritaskan Kebutuhan: Identifikasi kebutuhan yang paling penting dan mendesak.

Contoh: Jika stakeholder sistem manajemen inventaris menginginkan fitur pelaporan otomatis dan fitur pencarian barang, prioritas mungkin diberikan pada pelaporan otomatis untuk mempermudah manajemen.

4. Dokumentasi Kebutuhan

Struktur Umum:

• Pendahuluan: Tujuan dokumen, ruang lingkup proyek.
• Deskripsi Umum: Gambaran umum sistem, asumsi, dan ketergantungan.
• Requirement Fungsional: Detil fungsi yang diinginkan, spesifikasi input dan output.
• Requirement Non-Fungsional: Kinerja, keamanan, dan reliabilitas.
• Batasan dan Keterbatasan: Apa yang tidak akan dicakup oleh sistem.
• Lampiran: Diagram, flowchart, dan dokumen tambahan.

Contoh: Dalam dokumen requirement untuk sistem e-commerce, deskripsi umum mungkin mencakup fitur-fitur seperti keranjang belanja, pembayaran online, dan manajemen inventaris.

5. Validasi dan Verifikasi

Langkah-langkah:

• Validasi: Periksa apakah dokumen requirement sesuai dengan kebutuhan stakeholder.
• Verifikasi: Pastikan dokumen requirement akurat dan lengkap.

Contoh: Untuk sistem CRM, validasi bisa melibatkan review dengan tim penjualan untuk memastikan semua fitur yang diinginkan, seperti pelacakan interaksi pelanggan, telah dimasukkan.

6. Pengelolaan Perubahan Kebutuhan

Langkah-langkah:

• Dokumentasi Perubahan: Catat perubahan yang diajukan.
• Approval Proses: Proses persetujuan untuk setiap perubahan yang diajukan.

Contoh: Jika kebutuhan untuk sistem manajemen proyek berubah dari integrasi dengan satu jenis alat pelacakan waktu menjadi integrasi dengan beberapa alat, perubahan ini harus didokumentasikan dan disetujui oleh semua stakeholder.

3. Struktur Dokumen Requirement System

1. Pendahuluan

• Tujuan Dokumen: Menguraikan tujuan pembuatan dokumen.
• Ruang Lingkup Proyek: Definisikan batasan dan cakupan proyek.

2. Deskripsi Umum

• Gambaran Umum Sistem: Jelaskan sistem secara umum.
• Asumsi dan Ketergantungan: Daftar asumsi yang digunakan dan ketergantungan yang ada.

3. Requirement Fungsional

• Fungsi Sistem: Detil dari setiap fungsi yang harus ada dalam sistem.

Contoh: Untuk sistem manajemen absensi, fungsi sistem mungkin mencakup pencatatan waktu kedatangan, waktu pulang, dan laporan kehadiran.

4. Requirement Non-Fungsional

• Kinerja: Kecepatan respon dan waktu pemrosesan.
• Keamanan: Pengamanan data dan akses.
• Reliabilitas: Kemampuan sistem untuk beroperasi tanpa gangguan.

Contoh: Untuk aplikasi mobile, requirement non-fungsional mungkin mencakup waktu respon aplikasi tidak lebih dari 2 detik dan dukungan untuk berbagai ukuran layar.

5. Batasan dan Keterbatasan

• Apa yang Tidak Akan Dicakup: Definisikan batasan sistem.

Contoh: Untuk sistem manajemen pendidikan, batasan mungkin mencakup tidak adanya fitur untuk manajemen finansial.

6. Lampiran

• Diagram: Diagram alur, diagram use case, dan diagram kelas.
• Dokumen Tambahan: Referensi tambahan dan dokumen terkait.

4. Contoh Dokumen Requirement System

Studi Kasus: Sistem Manajemen Rantai Pasokan

• Deskripsi Proyek: Sistem yang membantu dalam manajemen dan pengawasan rantai pasokan dari produksi hingga distribusi.
• Contoh Dokumen:
  • Pendahuluan: Menyediakan tujuan sistem dan ruang lingkup.
  • Deskripsi Umum: Gambaran tentang bagaimana sistem akan digunakan oleh berbagai pihak (pemasok, distributor, dan pengecer).
  • Requirement Fungsional: Meliputi pelacakan inventaris, manajemen pesanan, dan laporan rantai pasokan.
  • Requirement Non-Fungsional: Kinerja sistem, keamanan data pengiriman, dan skalabilitas.
  • Batasan: Tidak mencakup manajemen transportasi.
  • Lampiran: Diagram alur proses rantai pasokan.

Template Dokumen Requirement System

• Template untuk Sistem Manajemen Karyawan: Dapat diunduh dan disesuaikan dengan kebutuhan spesifik proyek.
  • Pendahuluan: Definisi dan tujuan dokumen.
  • Deskripsi Umum: Informasi sistem yang akan dikembangkan.
  • Requirement Fungsional dan Non-Fungsional: Daftar dan detil kebutuhan.
  • Lampiran: Diagram dan referensi tambahan.

5. Tips dan Praktik Terbaik

1. Komunikasi yang Efektif dengan Stakeholder

• Tips: Gunakan teknik komunikasi yang jelas dan teratur, lakukan pertemuan rutin untuk pembaruan.

2. Penyusunan Dokumen yang Kolaboratif

• Tips: Libatkan tim dalam pembuatan dokumen untuk memastikan semua perspektif tercakup.

3. Penggunaan Alat Bantu (Tools)

• Tools: JIRA, Confluence, Microsoft Word, Lucidchart untuk diagram.

4. Menghindari Kesalahan Umum

• Kesalahan: Mengabaikan kebutuhan non-fungsional, kurangnya validasi, dan dokumentasi yang tidak lengkap.

6. Kesimpulan

Pentingnya Dokumentasi Requirement yang Baik

Dokumen requirement system yang baik adalah kunci untuk memastikan proyek IT berhasil dan memenuhi kebutuhan stakeholder. Ini menyediakan panduan yang jelas untuk pengembangan dan pengujian sistem.

Langkah-langkah yang Harus Diambil

• Review: Tinjau tahapan-tahapan penting dalam pembuatan dokumen.
• Implementasi: Terapkan praktik terbaik dan tips yang dibahas.

Saran untuk Pengembangan Lebih Lanjut

• Evaluasi: Secara berkala evaluasi dokumen requirement untuk meningkatkan kualitas di proyek-proyek mendatang.
• Pelatihan: Berikan pelatihan untuk tim tentang cara membuat dan mengelola dokumen requirement dengan efektif.

Dokumen requirement system adalah komponen penting dalam proyek pengembangan IT dan biasanya dibuat pada tahap awal proyek. Berikut adalah rincian tentang kapan dokumen ini dibuat, jenis-jenis dokumen requirement, dan peran yang bertanggung jawab untuk membuatnya:

1. Tahapan Proyek di Mana Dokumen Requirement Dibuat

Dokumen requirement system umumnya dibuat selama tahap inisiasi dan perencanaan proyek. Tahap ini mencakup:

• Inisiasi Proyek: Pada tahap ini, tujuan umum proyek dan kebutuhan bisnis diidentifikasi. Dokumen requirement awal mungkin berupa high-level requirements atau kebutuhan bisnis yang lebih umum.

• Perencanaan Proyek: Pada tahap ini, requirement lebih rinci dikumpulkan, dianalisis, dan didokumentasikan. Ini meliputi kebutuhan fungsional dan non-fungsional yang lebih spesifik, serta batasan dan asumsi yang berlaku.

Tahap-tahap ini penting karena dokumen requirement akan menjadi panduan untuk pengembangan, pengujian, dan implementasi sistem.

2. Contoh Jenis-Jenis Dokumen Requirement

• Business Requirement Document (BRD): Dokumen ini berfokus pada kebutuhan bisnis secara umum. Ini mencakup tujuan bisnis, stakeholder, dan kebutuhan tingkat tinggi. BRD biasanya disiapkan oleh Business Analyst atau tim manajemen proyek.

• Functional Requirement Specification (FRS): Dokumen ini mendetailkan kebutuhan fungsional yang harus dipenuhi oleh sistem. Ini mencakup deskripsi fungsi sistem, input/output, dan interaksi antar modul. FRS biasanya disiapkan oleh Business Analyst dengan masukan dari Developer dan Designer.

• Technical Requirement Document (TRD): Dokumen ini mendefinisikan kebutuhan teknis untuk pengembangan sistem, seperti arsitektur sistem, platform yang akan digunakan, dan integrasi dengan sistem lain. TRD sering disiapkan oleh System Architect atau Developer Lead.

• Non-Functional Requirement (NFR) Document: Dokumen ini berfokus pada kebutuhan non-fungsional, seperti performa, keamanan, dan skalabilitas. NFR disiapkan oleh tim teknis, sering kali dipimpin oleh System Architect atau DevOps Engineer.

• System Requirement Specification (SRS): Dokumen ini menggabungkan kebutuhan fungsional dan non-fungsional, memberikan panduan lengkap untuk pengembangan sistem. SRS biasanya disiapkan oleh Business Analyst dan System Architect, dengan masukan dari stakeholder dan tim pengembangan.

3. Peran yang Bertanggung Jawab untuk Membuat Dokumen Requirement

• Business Analyst (BA): Bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mendokumentasikan kebutuhan dari stakeholder, termasuk BRD, FRS, dan SRS.

• System Architect: Bertanggung jawab untuk mendefinisikan kebutuhan teknis dan arsitektur sistem dalam TRD dan berkontribusi pada NFR.

• Project Manager: Mengawasi proses dokumentasi dan memastikan bahwa semua kebutuhan telah diidentifikasi dan didokumentasikan dengan tepat.

• Developer Lead/Technical Lead: Membantu dalam mendokumentasikan kebutuhan teknis dan memberikan masukan terkait kelayakan teknis.

• Stakeholder: Berpartisipasi dalam proses pengumpulan kebutuhan dan memberikan persetujuan atas dokumen requirement yang disiapkan.

• QA/Tester: Terlibat dalam review dokumen requirement untuk memastikan bahwa kebutuhan yang didokumentasikan dapat diuji dengan baik.

Dokumen requirement system adalah fondasi dari pengembangan sistem yang berhasil, dibuat pada tahap inisiasi dan perencanaan proyek. Berbagai jenis dokumen requirement diperlukan untuk memastikan semua aspek dari kebutuhan bisnis hingga teknis tercakup, dengan berbagai peran dalam proyek yang berkontribusi pada pembuatan dan validasi dokumen ini.

Daftar Pustaka

1. Buku

   • Sommerville, I. (2015). Software Engineering (10th ed.). Boston: Addison-Wesley.
     Buku ini memberikan panduan menyeluruh tentang prinsip-prinsip rekayasa perangkat lunak, termasuk pengumpulan dan dokumentasi kebutuhan.

   • Pressman, R. S. (2014). Software Engineering: A Practitioner’s Approach (8th ed.). New York: McGraw-Hill.
     Buku ini membahas berbagai teknik untuk mengelola dan mendokumentasikan kebutuhan sistem.

   • Wiegers, K. E., & Beatty, J. (2013). Software Requirements (3rd ed.). Redmond: Microsoft Press.
     Buku ini menawarkan pendekatan praktis untuk mendefinisikan dan mengelola kebutuhan perangkat lunak.

2. Artikel

   • Pohl, K. (2010). "Requirements Engineering: Fundamentals, Principles, and Techniques." Springer. Artikel ini menguraikan dasar-dasar rekayasa kebutuhan dan teknik-teknik penting dalam proses pengumpulan dan dokumentasi kebutuhan.

   • Gotel, O., & Finkelstein, C. (1994). "An Analysis of the Requirements Traceability Problem." IEEE International Conference on Requirements Engineering.
     Artikel ini membahas pentingnya pelacakan kebutuhan dalam dokumen requirement dan bagaimana mengatasinya.

   • Boehm, B. W. (1988). "A Spiral Model of Software Development and Enhancement." ACM SIGSOFT Software Engineering Notes, 11(4), 14-24.
     Artikel ini memperkenalkan model spiral yang sering digunakan dalam pengembangan perangkat lunak, termasuk aspek pengumpulan kebutuhan.

3. Sumber Daya Online

   • IEEE. (1998). IEEE Std 830-1998: IEEE Recommended Practice for Software Requirements Specifications.
     Panduan standar untuk penyusunan dokumen spesifikasi kebutuhan perangkat lunak yang diterbitkan oleh IEEE.

   • Cohn, M. (2004). User Stories Applied: For Agile Software Development. Boston: Addison-Wesley.
     Buku ini memberikan panduan tentang penggunaan user stories dalam dokumentasi kebutuhan untuk pengembangan perangkat lunak agile.

   • Agile Alliance. (n.d.). "Agile Requirements." Retrieved from Agile Alliance
     Sumber daya tentang bagaimana requirements dikelola dalam metodologi agile.

4. Dokumen Referensi Tambahan

   • The Art of Software Requirements by Karl Wiegers.
     Buku ini menawarkan panduan lengkap tentang teknik pengumpulan kebutuhan dan pembuatan dokumen requirement yang efektif.

   • Requirements Engineering: From System Goals to UML Models to Software Specifications by Axel van Lamsweerde.
     Buku ini membahas teknik-teknik rekayasa kebutuhan dan bagaimana menerjemahkan kebutuhan menjadi model dan spesifikasi perangkat lunak.

Referensi di atas mencakup berbagai sumber yang dapat membantu dalam memahami dan menyusun dokumen requirement system yang komprehensif dan efektif.